CONTROLLO DI GESTIONE PER EXELIO SRL (GPEXE)

Il risultato di un business dipende certamente dall’unicità del prodotto o servizio offerto, ma anche e soprattutto dalle scelte strategiche e di gestione compiute. Queste hanno luogo durante tutta la vita di un’azienda: nella fase di avvio, la pianificazione è decisiva; durante le fasi di crescita, il controllo e la proiezione della propria posizione finanziaria sono indispensabili per il bilanciamento dei crescenti rischi e la raccolta delle migliori opportunità offerte dal mercato. Inoltre, solo un’ attenta osservazione dell’andamento del proprio business potrà suggerire le migliori azioni da intraprendere per sostenerlo e migliorarne il rendimento nel futuro, in un continuo raffronto con gli obiettivi di crescita stabiliti. Tutto questo può essere ottenuto introducendo lo strumento del Controllo di Gestione, purché esso venga calato sullo specifico business e mercato, così da poterne misurare l’andamento e controllarne le variabili e le dinamiche che maggiormente lo condizionano.

Ma che cos’è il controllo di Gestione?

È un sistema operativo, auto-alimentato da dati raccolti durante le normali attività aziendali (come l’emissione di Ordini di vendita e di acquisto; la fatturazione attiva e passiva; la spedizione, l’incasso/pagamento e così via), elaborati e sintetizzati in risultati, andamenti e previsioni rese fruibili alla Direzione Aziendale attraverso reportistiche chiare e sempre aggiornate in tempo reale.

È uno schema che guarda in minima parte al passato (per questo si discosta totalmente dalla contabilità), bensì osserva l’andamento del business nel presente, confrontandolo con il budget/obiettivi prefissati, e soprattutto al futuro, proiettando su di esso i risultati di business previsti derivanti da vendite ed impegni presi ad oggi e dagli andamenti di mercato osservati nei precedenti anni per la specifica azienda e mercato. Gli oggetti di osservazione e misurazione (es. centri di ricavo, centri di costo, linee di business, tipologie di clienti, prodotti e così via) devono essere necessariamente definiti sulla base dello specifico business oggetto di controllo: la sua analisi e conoscenza dettagliata è un elemento imprescindibile per implementare un adeguato Controllo di Gestione.

È costoso ed impegnativo da realizzare per una PMI?

Assolutamente no, dal momento che non è neppure necessario acquistare per forza un apposito tool informatico a supporto di questo processo. Come nel caso che vi racconteremo, può bastare un’analisi approfondita del business, una sapiente estensione/ottimizzazione delle funzionalità e dei campi utilizzati nel sistema già in uso per la fatturazione e la gestione degli Ordini di Vendita e di Acquisto e l’interfacciamento di quest’ultimo con un sistema di reportistica. Ad oggi, anche la più piccola azienda è già dotata di un sistema di Fatturazione elettronica, del quale magari utilizza le funzioni e i campi indispensabili, tralasciando aree di sistema che permetterebbero facilmente di completare il set informativo per alimentare una reportistica di Controllo. Abbiamo poi la fortuna di poter disporre di sistemi di reportistica estremamente evoluti e davvero semplici da utilizzare e connettere ai sistemi in uso (dall’ERP, ai social media, al CRM), tutto a prezzi davvero minimi. Solo per fare qualche esempio: Google Analytics, Tableau e Microsoft Power BI sono degli ottimi strumenti da poter attivare a questo scopo.

Il caso di Exelio Srl

L’azienda Exelio Srl, famosa per il brand gpexe, produce sistemi avanzati di tracking delle performance atletiche di atleti professionisti del calcio, basket e rugby, sfruttando tecnologie gps e lps. Tra i loro clienti vi è già la maggioranza dei Team di Serie A ed oltre 200 tra Club e Team Nazionali esteri.

Exelio Srl offre quattro diversi prodotti o “sistemi” gpexe, i quali differiscono per la tecnologia utilizzata oppure per l’utilizzatore (es. il sistema gk è dedicato alla sola figura del portiere). L’acquisto di un sistema prevede la fornitura di molteplici articoli “materiali”: alcuni ad uso comune (es. antenne, valigie, caricatori ecc.); altri specifici per ogni giocatore e dunque replicati in funzione del numero di atleti che si vuole dotare (es. pettorina e dispositivo gps). A tali item, si aggiungono le licenze software, che permettono allo staff tecnico di fruire di un’analisi delle performance in campo, sia relativa all’allenamento che alle partite.

I sistemi possono essere forniti al cliente con diverse formule di vendita o di noleggio.

L’acquisto della maggior parte delle componenti hardware, così come degli altri articoli generici (es. valigie, pettorine) viene gestito dall’azienda; mentre la fase di assemblaggio delle componenti elettroniche che compongono il dispositivo GPS/LPS viene svolta da un fornitore esterno, che si occupa anche dell’eventuale riparazione.

Le principali aree di azione immediatamente individuate.

Fino al 2020 l’azienda stava utilizzando un programma di Fatturazione Elettronica esclusivamente per la gestione delle fatture attive e passive e per l’emissione di DDT ai fini della spedizione, ovvero per i passaggi “obbligatori”, ed utilizzava svariati file Excel per gestire buona parte dei principali processi aziendali. Mancando una gestione del magazzino, vi erano forti criticità anche nel monitoraggio del flusso di dispositivi inviati in sostituzione per eventuali guasti segnalati dal cliente, il ritiro di questi ultimi, il loro invio al fornitore per riparazione e il ricevimento del corrispondente dispositivo ricondizionato.

Come abbiamo operato e cosa abbiamo ottenuto:

Dopo una attenta analisi dei processi aziendali, delle figure coinvolte e degli strumenti di controllo e di gestione eventualmente in uso per ciascuno di essi (principalmente file Excel), il primo fondamentale passaggio è stato caratterizzato dallo studio delle funzionalità e dei margini di configurabilità dei due principali tool informatici già in uso presso Exelio Srl: il programma di fatturazione elettronica ed il sistema CRM.

Concentrandoci unicamente sulle attività svolte sul fronte Finance, il programma di Fatturazione elettronica è stato ri-configurato (in autonomia, da Loading Future) ed esteso funzionalmente per ottenere la copertura di questi nuovi processi:

1. Gestione del magazzino: codifica di tutti gli item previsti (alcuni comuni ai quattro “sistemi” gpexe esistenti, altri specifici di un solo sistema), distinguendo tra quelli “a magazzino” (hardware e altre componenti materiali) e quelli non gestiti a magazzino (es. licenze software). Ogni item “specifico” di un solo sistema, è stato ricondotto al sistema gpexe di appartenenza, così da ereditare questa informazione come default nei passaggi successivi.
2. Gestione dell’anagrafica cliente, fornitore, rivenditori e agenti. Oltre ad un intervento di data quality, l’anagrafica cliente è stata arricchita con l’informazione dei tempi di pagamento da parte del cliente, fondamentali per calcolare in maniera precisa la prevista data di incasso a partire dalla fatturazione attiva.
3. Gestione ordini di vendita. Questo ha permesso di gestire importanti nuove informazioni:
   • di testata ordine, come la data di inizio contratto (coincide con la prima fattura e la spedizione); la durata del contratto in mesi (per noleggi e demo); il commerciale di riferimento; il centro di ricavo (nuovo concetto introdotto, permettendo di distinguere tra ricavi di noleggio, di vendita e di consulenza). Utilizzando le due nuove informazioni “centro di ricavo” e “durata” è stato immediatamente possibile automatizzare il report di controllo e notifica circa la necessità di ritirare dispositivi inviati in “Demo” o con contratti di noleggio giunti al termine.
   • di dettaglio ordine, come la lista degli articoli previsti da contratto (nonché relative quantità e prezzo concordato per lo specifico ordine di vendita), ciascuno dei quali automaticamente ricondotto ad un sistema gpexe (se specifico) oppure manualmente riconducibile al più opportuno sistema in fase di emissione ordine di vendita. Questa informazione è infatti essenziale per ottenere il dato relativo al fatturato per “prodotto” o sistema gpexe.
     • gestione dettagliata delle condizioni di pagamento, fondamentali soprattutto nella casistica del noleggio dove si prevedono N rate di fatturazione. Questo ha permesso di indicare subito data e importo di prevista fatturazione, consentendo di: – generare immediatamente una proiezione dell’incasso nell’orizzonte futuro, alimentando la reportistica “controllo di gestione” con delle date “target” previste da contratto e ottenute sommando i tempi di pagamento dello specifico cliente, già censiti in anagrafica.
     • Automatizzare, con un report di controllo, la verifica/notifica all’amministrazione di una scadenza per l’emissione di una nuova fattura attiva al cliente, sostituendo il precedente file Excel alimentato manualmente.
4. Modifiche nella gestione della fatturazione attiva: pur non essendo previsto dal programma, è stato gestito ex post il collegamento di ciascuna fattura attiva al relativo Ordine di Vendita attraverso un campo alfa numerico ancora inutilizzato, dove ora l’amministrazione inserisce il riferimento all’Ordine. Questo ha consentito di identificare e ricondurre, grazie alla reportistica esterna “gestione finanziaria”, le rate fatturate e non fatturate di ciascun Ordine di Vendita.
5. Gestione dei DDT: una volta ricondotti all’ordine di vendita, i DDT sono stati lo strumento fondamentale per automatizzare l’incrocio tra la fornitura prevista da contratto (item e relativa quantità acquistata) e quella effettivamente spedita. Questo ha permesso di ottenere in maniera automatica e sempre aggiornata il report della “merce da spedire”, precedentemente compilato manualmente in Excel.  

I DDT sono stati utilizzati anche per tracciare il codice numerico identificativo di ogni dispositivo spedito a ciascun cliente, distinguendo sempre tra la casistica di normale fornitura e quella di sostituzione di dispositivi guasti. È stata inoltre prevista la generazione di DDT ad uso interno per tracciare il rientro in casa dei guasti e l’invio di dispositivi in riparazione al fornitore (con il riferimento al numero identificativo), in modo da non rischiare di perdere dispositivi compromessi che però potrebbero essere riparati. Questo ha permesso di comporre un report automatico che oggi traccia in tempo reale la situazione dei dispositivi inviati in sostituzione, i guasti ricevuti e inviati in riparazione e i dispositivi ricondizionati ricevuti dal fornitore dopo la riparazione (evidenziando così quelli non recuperabili).

Dal momento che questo Sistema di fatturazione espone API per integrazione, Loading Future ha elaborato specifiche tecniche puntuali e dettagliate sia per quanto riguarda le logiche da applicare per campo e tabella che per leggere ciascuna informazione di interesse. Tutto ciò a si è tradotto in una reportistica evoluta e dinamica, creata lavorando assieme ad una risorsa del Team di Sviluppo interno, dunque senza nessun costo extra.

Di seguito alcuni dei report destinati all’amministrazione, che hanno permesso di automatizzare ed eliminare tutti i file Excel precedentemente in uso per finalità di controllo.

Per la Direzione, invece, sono oggi essenziali questi altri dashboard, che permettono:

• attraverso il report di “Gestione Finanziaria”, di rappresentare in tempo reale il forecast degli incassi. Tale proiezione viene costruita partendo dalle date target di fatturazione ed incasso stabilite a contratto, perfezionata dall’evento di fatturazione (rif. data expected) ed infine resa effettiva alla registrazione del pagamento (rif. data actual di incasso). Questa analisi ha permesso il calcolo e la restituzione in tempo reale dell’overdue, ovvero lo scaduto per ciascuna fattura, agevolando l’azienda nel sollecito e nelle azioni di recupero del credito.
• Attraverso il report di “Distribuzione Finanziaria” si completa e potenzia la capacità previsionale della Direzione, fornendo una rappresentazione dell’andamento storico del business che è strettamente legato   alle stagioni sportive dei vari campionati.

• Infine, i due report di seguito mostrati hanno permesso di analizzare in tempo reale:
  • Il fatturato in funzione del “prodotto” (con particolare focus sui due prodotti più diffusi);
  • Il fatturato in funzione della formula utilizzata per la fornitura (vendita o noleggio), separando la parte di consulenza sull’utilizzo del prodotto.

Ulteriori spazi di evoluzione:

Attraverso la riconfigurazione del sistema, sono inoltre già state poste le basi per ulteriori sviluppi della reportistica, ad esempio:

• Lo sviluppo della parte relativa agli Ordini di Acquisto, in modo del tutto speculare a quanto fatto per gli Ordini di Vendita, consentendo di ottenere delle proiezioni del Cash out. Questo è utile soprattutto per le forniture più corpose (che prevedono varie uscite a fronte di un contratto iniziale, come si ha per le consulenze e i dipendenti) e per le forniture ricorrenti di materiale. Questo passaggio permetterà di completare il quadro arrivando a generare un Company Cash Flow.
• L’integrazione con il CRM per una proiezione finanziaria che si raffronti sempre con il budget di vendita, eventualmente distinguendo anche per prodotto o centro di ricavo.
• L’analisi del prezzo medio di ogni item basandosi sull’effettivo prezzo di vendita (recuperato dagli Ordini di Vendita).
• L’analisi del fatturato per area geografica, in base alle informazioni già presenti in anagrafica cliente.
• L’analisi di dettaglio delle spese a consuntivo, organizzate per Centro di Costo. Le fatture passive, grazie al nuovo “disegno” definito nell’ambito di questo stesso progetto, vengono oggi assegnate al più opportuno centro di costo, scegliendolo tra una lista del tutto personalizzata che abbiamo prodotto dopo l’attenta osservazione di tutte le tipologie di spesa.

Con questo esempio pratico, risulterà ancor più chiaro come il Controllo di Gestione debba assumere ogni volta una forma diversa, in funzione del business e dei suoi più fondamentali oggetti di misurazione. Dovrà essere costruito in base agli strumenti e fonti informative esistenti nella specifica azienda.

La consulenza che Loading Future propone copre proprio queste esigenze, rivolgendosi sia ad aziende più strutturate che intendono investire in un programma apposito (con costi superiori, ma semplificando la prima fase operativa) sia a quelle che vogliono minimizzare i costi software ma ottenere ciò nonostante un significativo miglioramento, proprio come nel caso di Exelio Srl.